Kantoorapparatuur versus meubels en armaturen kunnen twee verschillende dingen zijn, maar ze zijn beide cruciaal voor het runnen van een succesvol bedrijf. In sommige gevallen kan een bedrijf honderden dollars uitgeven aan één meubelstuk. Dit kan een salontafel, een computer of een bureau zijn. Wanneer u uw kantoor verhuist, kan het verwarrend zijn om de afzonderlijke items bij te houden. Gelukkig zijn er enkele eenvoudige stappen die u kunt volgen om ervoor te zorgen dat u weet wat u koopt en hoe u dit in uw boekhouding kunt opnemen.
Ten eerste is het belangrijk om te weten welk artikel je koopt. Sommige hiervan zijn verbruiksgoederen en worden als kosten geboekt, terwijl andere duurzaam zijn en als activa worden geclassificeerd. Een goede vuistregel is om een artikel te kopen dat vijf jaar meegaat. Het kan echter zijn dat uw bedrijf iets specifiekers nodig heeft.
Een hightech digitale camera kan bijvoorbeeld een geavanceerd kantoorapparaat zijn, terwijl een flatscreenprojector een functioneel apparaat is. Als u beide koopt, kunt u ze samen kosten.
Het grootste verschil tussen kantoorapparatuur en meubilair en inrichting is het tijdsbestek waarin u de apparatuur kunt afschrijven. Meubilair en inventaris zijn activa op lange termijn en worden over het algemeen gewaardeerd op de balans.
Hoewel ze duur kunnen zijn, kan een kwaliteitsmeubel vele kantoorveranderingen overleven en kan het de investering waard zijn. De meeste meubels en armaturen hebben een afschrijvingspercentage van ongeveer vijf tot tien jaar.
Naast kantoormeubilair en armaturen zijn er ook andere soorten artikelen die u voor uw bedrijf kunt kopen. Deze items kunnen de kleinste zijn, zoals een pen of potlood, of de grootste, zoals een flatscreenprojector. Ongeacht de grootte, u moet de tijd nemen om uw onderzoek te doen. Misschien wilt u een bureaustoel kopen met een ergonomisch ontwerp dat de productiviteit van werknemers zal verbeteren.
De meest praktische manier om de items te identificeren die u nodig heeft voor uw bedrijf, is door een inventarislijst te maken. Houd deze lijst vervolgens het hele jaar door up-to-date. Houd het op het juiste niveau en u zou uzelf onderweg een hoop kopzorgen moeten kunnen besparen als het tijd is om uw zakelijke belastingformulieren in te vullen.
Afhankelijk van uw specifieke branche, is de beste optie misschien om de artikelen rechtstreeks bij de fabrikant te kopen. Hiermee kunt u geld besparen op een grootschalige aankoop. Een andere optie is om een 3PL-team in te huren om je een nieuwe winkellay-out en kleurenschema te geven.
Of u nu ervoor kiest om FF&E extern of intern aan te schaffen, het is nog steeds belangrijk om de tijd te nemen om de items die u op kantoor heeft goed te classificeren. Zelfs een kleine bureaulamp, die op zich niet zo handig is, kan als een pluspunt worden aangemerkt.
Een atypische aankoop, zoals een laptop van $ 500, kan worden geclassificeerd als een actief. Dit komt door het materialiteitsprincipe. Het betekent dat als een uitgave meer dan 5 procent van de totale activa in uw bedrijf vertegenwoordigt, deze moet worden geclassificeerd als een actief.